Temizlik Hizmeti Sözleşmesinde Kapsam, Sorumluluk ve Kontrol Nasıl Tanımlanır?

Profesyonel temizlik hizmeti satın alırken sözleşme hazırlamak, yalnızca hizmet bedelini ve sözleşme süresini belirlemekten ibaret değildir. Hizmetin hangi alanlarda, hangi yöntemlerle ve hangi sıklıkta yürütüleceği; personel, ekipman ve malzeme sorumluluklarının nasıl paylaşılacağı; hizmet kalitesinin hangi kriterlere göre kontrol edileceği de açıkça tanımlanmalıdır.

Bu konuların yeterince açıklanmadığı sözleşmelerde, aynı işin taraflarca farklı yorumlanması mümkündür. Örneğin bir firma cam temizliğini periyodik hizmet kapsamına dahil görürken müşteri bunu aylık bedelin içinde kabul edebilir. Benzer şekilde, temizlik malzemelerinin temini, olağan dışı kirlenmelerin giderilmesi veya çalışma saatleri dışındaki ek talepler konusunda belirsizlikler ortaya çıkabilir.

İyi hazırlanmış bir temizlik hizmeti sözleşmesi; hizmet kapsamını, tarafların görevlerini, ölçülebilir kabul kriterlerini, raporlama yöntemini ve değişiklik yönetimini birbiriyle tutarlı biçimde tanımlar. Böylece hem hizmet alan işletme hem de hizmet sağlayıcı, hangi koşullarda çalışacağını ve performansın nasıl değerlendirileceğini önceden bilir.

Temizlik hizmeti sözleşmesi neden önemlidir?

Temizlik hizmeti; fabrika, depo, ofis, alışveriş merkezi, hastane, okul, site ve diğer ticari tesislerde farklı operasyonel ihtiyaçlara göre planlanır. Her tesisin alanları, kullanım yoğunluğu, kir türleri, çalışma saatleri ve güvenlik koşulları farklıdır. Bu nedenle bütün tesislerde aynı hizmet tanımını kullanmak, hizmetin gerçek ihtiyaca uygunluğunu sağlamayabilir.

Sözleşme, taraflar arasında üzerinde anlaşılmış hizmet düzenini yazılı hale getirir. Teknik şartname, görev listeleri, çalışma programı ve kontrol formları gibi eklerle birlikte kullanıldığında uygulama sırasında ortaya çıkabilecek belirsizlikleri azaltabilir.

Uluslararası Standardizasyon Teşkilatının ISO 41012 standardı, tesis yönetiminde stratejik tedarik süreçleri ve hizmet anlaşmalarının geliştirilmesine yönelik rehberlik sunar. Standart; hizmetin nasıl temin edileceği, tarafların rolleri ve anlaşma yapısının nasıl oluşturulacağı gibi konuları ele alır. Bu yaklaşım, temizlik hizmeti sözleşmelerinin yalnızca ticari bedel üzerinden değil, hizmetin işletme ihtiyaçlarına nasıl yanıt vereceği üzerinden de değerlendirilmesini destekler (International Organization for Standardization [ISO], 2017).

1. Sözleşmenin taraflarını ve temel bilgilerini açıkça belirtin

Sözleşmenin ilk bölümünde hizmeti satın alan tarafın ve hizmet sağlayıcının bilgileri eksiksiz biçimde yer almalıdır. Tarafların kim olduğu ve sözleşmenin hangi tesis için düzenlendiği konusunda belirsizlik kalmamalıdır.

Bu bölümde aşağıdaki bilgiler tanımlanabilir:

• Tarafların ticari unvanları ve ilgili tanımlayıcı bilgileri.
• Sözleşmeyi imzalayan yetkili kişiler ve temsil yetkileri.
• Hizmetin sunulacağı tesisin adı ve adresi.
• Hizmet alan ve hizmet sağlayıcı adına operasyonel iletişim kuracak sorumlular.
• Sözleşmenin başlangıç tarihi, süresi ve yenileme koşulları.
• Sözleşme, teknik şartname ve ek dokümanların listesi.
• Taraflar arasındaki resmî bildirim ve iletişim yöntemleri.

Birden fazla bina veya lokasyon söz konusuysa her tesisin kapsamı ayrı ayrı tanımlanmalıdır. Böylece sözleşmenin hangi adresleri, alanları ve operasyonları kapsadığı açık hale gelir.

2. Hizmet kapsamını alan, görev, sıklık ve yöntem üzerinden tanımlayın

Temizlik sözleşmelerinde en önemli konulardan biri, hizmetin sınırlarının açık biçimde belirlenmesidir. “Binanın genel temizliği yapılacaktır” veya “üretim alanları temiz tutulacaktır” gibi ifadeler tek başına yeterince ölçülebilir değildir.

Hizmet kapsamı mümkün olduğunca dört unsur üzerinden tanımlanmalıdır:

• Alan: Hangi oda, bölüm, zemin, yüzey veya ortak alan temizlenecek?
• Görev: Süpürme, nemli silme, makineyle zemin temizliği, atık toplama veya detaylı temizlik gibi hangi işlem yapılacak?
• Sıklık: İş günlük, haftalık, aylık, dönemsel veya talep üzerine mi gerçekleştirilecek?
• Yöntem: Hangi ekipman, ürün, uygulama yöntemi ve güvenlik tedbiri kullanılacak?

Örneğin, “depo koridorlarının temizliği” ifadesi yerine, “belirlenen depo koridorlarında biriken gevşek kirlerin uygun ekipmanla alınması ve zemin yüzeyinin tesisin operasyonel koşullarına uygun yöntemle temizlenmesi; işlemin tanımlanan vardiya aralığında tamamlanması” gibi daha açıklayıcı bir görev tanımı oluşturulabilir.

Buradaki örnek, belirli bir tesis için doğrudan kullanılacak standart bir şartname değildir. Gerçek uygulama; zemin türü, kir yükü, trafik yoğunluğu, ürün güvenliği ve işletmenin çalışma düzeni dikkate alınarak belirlenmelidir.

Hizmet kapsamı tablosu nasıl hazırlanır?

Tablodaki sıklıklar örnektir; her tesisin gerçek ihtiyaçlarına göre uyarlanmalıdır. Özellikle yüksek alanlar, dış cepheler, özel zemin bakımı ve erişimi zor yüzeyler gibi işler, rutin temizlikten ayrı tanımlanabilir.

3. Hizmet kapsamı dışında kalan işleri de yazın

Sözleşmede yalnızca yapılacak işleri değil, kapsam dışında bırakılan faaliyetleri de belirtmek gerekir. Kapsam dışı işlerin tanımlanmaması, hizmet alan tarafın bir görevi rutin hizmetin parçası olarak görmesine; hizmet sağlayıcının ise ek ücret gerektiren iş olarak değerlendirmesine neden olabilir.

İşin niteliğine göre aşağıdaki faaliyetlerin kapsam durumu açıkça belirtilmelidir:

• İnşaat veya tadilat sonrası detaylı temizlik.
• Yüksek tavan, çatı altı veya özel erişim gerektiren alanların temizliği.
• Dış cephe ve yüksek cam temizliği.
• Endüstriyel makine içi temizlik veya bakım faaliyeti.
• Yoğun yağ, gres veya özel kirleticilerin giderilmesi.
• Olağan dışı dökülme ve acil temizlik müdahaleleri.
• Hafta sonu, resmî tatil veya normal çalışma saatleri dışındaki ilave işler.
• Atıkların özel yöntemlerle taşınması veya bertaraf edilmesi gereken faaliyetler.

Bir faaliyetin kapsam dışında olması, ilgili mevzuattan doğan yükümlülükleri ortadan kaldırmaz. Örneğin tehlikeli bir dökülme durumunda uygulanacak acil durum ve bildirim düzeni, rutin temizlik kapsamından bağımsız olarak ilgili işyeri kuralları ve mevzuat çerçevesinde belirlenmelidir.

4. Tarafların sorumluluklarını görev bazında ayırın

Temizlik hizmetinin etkin yürütülmesi için hizmet alan işletme ile hizmet sağlayıcının sorumlulukları birbirinden ayrılmalıdır. Bununla birlikte bazı konularda ortak koordinasyon gerekebilir. Özellikle üretim ve lojistik faaliyetlerinin sürdüğü tesislerde temizlik ekibinin çalışma alanına erişimi, araç trafiği ve operasyonel kısıtlar hizmetin başarısını doğrudan etkileyebilir.

Hizmet sağlayıcının sözleşme kapsamındaki sorumlulukları şunları içerebilir:

• Üzerinde anlaşılan görevleri ve çalışma programını uygulamak.
• Görevlendirdiği personelin hizmete uygun şekilde yönlendirilmesini sağlamak.
• Sözleşmede belirtilen ekipman ve malzemeleri temin etmek veya temin sorumluluğunu açıkça üstlenmek.
• Personelin görevle ilgili eğitim, bilgilendirme ve güvenli çalışma gerekliliklerini yerine getirmek.
• Hizmet kayıtlarını, kontrol sonuçlarını ve uygunsuzlukları raporlamak.
• Tespit edilen eksiklikler için belirlenen düzeltici faaliyetleri yürütmek.
• Hizmetin devamlılığı için üzerinde anlaşılan ikame ve arıza planlarını uygulamak.

Hizmet alan işletmenin sözleşmesel ve operasyonel sorumlulukları ise şunları içerebilir:

• Temizlenecek alanları ve hizmet beklentilerini doğru tanımlamak.
• Gerekli saha erişimini ve uygun çalışma zamanlarını koordine etmek.
• Bilinen saha tehlikeleri, özel çalışma kuralları ve operasyonel kısıtlar hakkında gerekli bilgilendirmeyi yapmak.
• İşletmenin sağlayacağı ekipman, su, elektrik, depolama alanı veya sarf malzemelerini açıkça belirtmek.
• Hizmet sonuçlarını kararlaştırılan yöntemle kontrol etmek ve tespit edilen uygunsuzlukları bildirmek.
• Ek iş taleplerini belirlenen onay süreci üzerinden iletmek.

Bu liste, tarafların tüm yasal yükümlülüklerini kapsayan bir hukuk listesi değildir. Sorumlulukların kesin sınırları; sözleşmenin yapısı, fiilî çalışma koşulları ve uygulanabilir mevzuat dikkate alınarak belirlenmelidir.

Sorumluluk matrisi kullanın

Bu matristeki görev dağılımı, her sözleşmeye aynen aktarılmamalıdır. Örneğin kimyasal ve ekipman temini hizmet sağlayıcıya ait olabilir veya sözleşmeye göre işletme tarafından yapılabilir. Önemli olan, sorumluluğun açıkça belirlenmesi ve sahada uygulanabilir olmasıdır.

5. İş sağlığı ve güvenliği hükümlerini sözleşmeye dahil edin

Temizlik faaliyetleri; kayma ve düşme, kimyasal maruziyet, elektrikli ekipman kullanımı, ergonomik zorlanma, araç trafiği ve yüksek alanlarda çalışma gibi riskler içerebilir. Bu nedenle sözleşmede genel bir “iş güvenliğine uyulacaktır” ifadesiyle yetinmek yerine, işe ve sahaya özgü uygulamalar belirlenmelidir.

İşin niteliğine göre sözleşme veya eklerinde şu başlıklar ele alınabilir:

• İşe özgü risk değerlendirmesi ve güvenli çalışma yöntemleri.
• Çalışanların görevlerine uygun eğitim ve bilgilendirmeleri.
• Kişisel koruyucu donanımın temini ve kullanımı.
• Temizlik kimyasallarının güvenli kullanımı, etiketlenmesi ve depolanması.
• Makine ve ekipmanların güvenli kullanımı.
• Islak zeminlerde uyarı ve alan izolasyonu.
• Üretim, bakım, depo ve temizlik ekipleri arasındaki koordinasyon.
• Olay, ramak kala ve tehlikeli durum bildirimleri.
• Acil durum ve olağan dışı kirlenme senaryoları.

Türkiye'de 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, işyerlerinde sağlık ve güvenliğin sağlanmasına ilişkin işveren ve çalışan yükümlülüklerini düzenler. Hizmetin dışarıdan satın alınması, tarafların kanundan doğan yükümlülüklerini otomatik olarak diğer tarafa devretmez. Sözleşme, görevlerin koordinasyonunu açıklığa kavuşturabilir; ancak kanuni yükümlülüklerin yerine geçmez.

Temizlik personelinin başka bir işletmenin sahasında çalışması halinde, ilgili tarafların kendi faaliyetleri ve yasal sorumlulukları bakımından gerekli tedbirleri alması gerekir. Bu nedenle sözleşme hükümleri, işyerinin risk değerlendirmesi ve uygulanabilir mevzuatla birlikte ele alınmalıdır.

6. Hizmet kalitesini ölçülebilir kabul kriterleriyle tanımlayın

Bir sözleşmede “yüksek kalite”, “kusursuz temizlik” veya “müşteri memnuniyeti” gibi ifadelerin bulunması tek başına yeterli değildir. Bu ifadelerin hangi gözlemlenebilir veya ölçülebilir kriterlerle değerlendirileceği açıklanmalıdır.

Örneğin hizmet kalite kriterleri şu unsurları içerebilir:

• Belirlenen görevlerin planlanan zamanda tamamlanması.
• Temizlenen alanlarda görünür kir, atık veya temizlik kalıntısı bulunmaması için tanımlanan kabul koşulları.
• Belirli alanlarda temas yüzeylerinin kararlaştırılan yöntemle temizlenmesi.
• Periyodik işlerin planlanan tarihlerde tamamlanması.
• Temizlik sırasında alanın güvenli şekilde bırakılması ve gerekli uyarıların kaldırılmadan önce kontrol edilmesi.
• Kontrol formlarının eksiksiz tutulması.
• Uygunsuzlukların belirlenen süre içinde giderilmesi.

Kriterler, alanın kullanım amacıyla uyumlu olmalıdır. Örneğin bir depo koridorunda görünür tozun kabul koşulları ile gıda üretimi, sağlık hizmeti veya özel hijyen gerektiren bir alandaki kriterler aynı olmayabilir. Gerekli yerlerde ilgili sektörün mevzuatı, teknik gereklilikleri ve doğrulanmış ölçüm yöntemleri dikkate alınmalıdır.

ATP ölçümü, mikrobiyolojik örnekleme veya başka teknik testler her temizlik hizmeti için otomatik olarak gerekli değildir. Bu tür yöntemler ancak ilgili risk, amaç, kabul kriteri ve ölçüm yöntemi uygun şekilde tanımlandığında kullanılmalıdır. Bir test sonucunun neyi gösterdiği ve hangi sınırlamalara sahip olduğu da anlaşılır olmalıdır.

7. Kontrol ve denetim sürecini önceden belirleyin

Kalite kriterleri tanımlandıktan sonra hizmetin nasıl kontrol edileceği de belirlenmelidir. Kontrol yöntemi, hizmet alan işletmenin beklentilerini ve hizmet sağlayıcının kayıt düzenini ortak bir sistem içinde buluşturmalıdır.

Sözleşmede aşağıdaki konular açıklanabilir:

• Kontrolü yapacak yetkili kişiler veya birimler.
• Kontrol sıklığı ve örnekleme yöntemi.
• Kullanılacak kontrol listeleri ve formlar.
• Hizmetin kabulü için gerekli kriterler.
• Uygunsuzlukların bildirilme kanalı.
• Düzeltici faaliyet için tanınan süre.
• Düzeltmenin hangi yöntemle doğrulanacağı.
• Tekrarlayan uygunsuzluklarda uygulanacak değerlendirme ve iyileştirme süreci.

Örneğin günlük görev tamamlanma kontrolü, haftalık alan denetimi ve aylık performans toplantısı birlikte kullanılabilir. Ancak kontrol sıklığı tesisin büyüklüğüne, riskine ve hizmet modeline göre belirlenmelidir.

Örnek hizmet performans göstergeleri

Bu göstergeler örnek niteliğindedir. Her gösterge için veri kaynağı, hesaplama yöntemi, ölçüm sıklığı, hedef değer ve sorumlu kişi önceden tanımlanmalıdır. Hedefler, gerçekçi bir başlangıç değerlendirmesi ve tarafların üzerinde anlaştığı hizmet gereklilikleri temelinde belirlenmelidir.

8. Uygunsuzluk, düzeltici faaliyet ve hizmet kabulünü düzenleyin

Kontrol sırasında bir eksiklik tespit edildiğinde yalnızca sözlü bildirim yapmak, sorunun izlenebilirliğini zayıflatabilir. Bunun yerine uygunsuzluğun kaydedilmesi, sorumlu kişinin belirlenmesi, düzeltme süresinin tanımlanması ve sonucun doğrulanması için ortak bir süreç oluşturulmalıdır.

Uygunsuzluk yönetimi süreci şu aşamalardan oluşabilir:

1. Eksikliğin tarih, saat, alan ve ilgili görev bilgileriyle kaydedilmesi.
2. Uygunsuzluğun hizmet sağlayıcıya veya ilgili sorumluya bildirilmesi.
3. Önem derecesine göre düzeltme süresinin belirlenmesi.
4. Düzeltici faaliyetin gerçekleştirilmesi.
5. Sonucun kontrol edilerek kaydın kapatılması.
6. Tekrarlayan sorunlarda kök nedenin değerlendirilmesi ve önleyici iyileştirmenin planlanması.

Hizmet kabulü için kullanılacak kriterler sözleşme ekinde bulunmalıdır. Örneğin yalnızca işin yapıldığına dair imza alınması, kalite açısından yeterli olmayabilir. Gerektiğinde görev tamamlanma kaydı ile alan uygunluk kontrolü birbirinden ayrılmalıdır.

Hizmetin kabulü, ödeme veya sözleşmeye ilişkin diğer sonuçlarla ilişkilendirilecekse bu mekanizmanın şartları açık, ölçülebilir ve uygulanabilir şekilde yazılmalıdır. Uyuşmazlık halinde hangi kayıtların esas alınacağı da mümkün olduğunca önceden belirlenmelidir.

9. Ek iş taleplerini ve kapsam değişikliklerini yazılı sürece bağlayın

Temizlik hizmetinin yürütüldüğü süre boyunca yeni alanların hizmete eklenmesi, üretim düzeninin değişmesi, olağan dışı kirlenme oluşması veya daha sık temizlik talep edilmesi mümkündür. Bu değişiklikler, başlangıçta belirlenen personel ve ekipman kapasitesini ya da hizmet bedelini etkileyebilir.

Bu nedenle sözleşmede bir değişiklik yönetimi süreci bulunmalıdır. Süreç şu sorulara cevap vermelidir:

• Ek iş talebini kim iletebilir?
• Talep hangi yazılı kanal üzerinden yapılır?
• Hizmet sağlayıcı kapsam, süre, kaynak ve maliyet etkisini nasıl bildirir?
• İşe başlamadan önce hangi yetkilinin onayı gerekir?
• Acil durumlarda uygulanacak istisnai yöntem nedir?
• Onaylanan değişiklik sözleşme eki, iş emri veya başka bir kayıtla nasıl belgelendirilir?

Örneğin bir depoya yeni bir bölüm eklenmesi, yalnızca metrekare artışı olarak değerlendirilmemelidir. Yeni bölümün kir yükü, erişim koşulları, temizlik sıklığı ve gerekli ekipman ihtiyacı da incelenmelidir.

Yazılı değişiklik süreci, hem hizmet alan tarafın kontrolsüz ek maliyetlerle karşılaşmasını önlemeye yardımcı olur hem de hizmet sağlayıcının başlangıç kapsamı dışında kalan işleri açıkça değerlendirmesini sağlar.

10. Personel, ekipman ve kimyasal sorumluluklarını ayrıntılandırın

Temizlik hizmetinin günlük uygulamasında kullanılan kaynakların kim tarafından sağlanacağı, sözleşmede açıkça belirtilmelidir. Bu konu yalnızca maliyet açısından değil; güvenli kullanım, bakım, stok takibi ve hizmet sürekliliği bakımından da önemlidir.

Kaynak sorumlulukları aşağıdaki başlıklarda tanımlanabilir:

• Personel: Görevlendirme, saha yönetimi, eğitim, izin ve yedekleme düzeni.
• Makine ve ekipman: Temin, bakım, arıza bildirimi, yedek ekipman ve kullanım yetkisi.
• Temizlik kimyasalları: Ürün seçimi, güvenli depolama, kullanım talimatları ve ilgili güvenlik bilgi formları.
• Sarf malzemeleri: Temin, tüketim takibi, stok seviyesi ve yenileme sorumluluğu.
• Tesis kaynakları: Su, elektrik, atık toplama noktaları ve uygun depolama alanlarının kullanım koşulları.
• Koruyucu ekipman: Temin, uygunluk ve kullanım sorumlulukları.

Özellikle kimyasalların farklı kaplara aktarılması, etiketsiz saklanması veya birbiriyle uyumsuz ürünlerin karıştırılması gibi riskleri önleyecek kurallar tanımlanmalıdır. Ürünlerin kullanım şekli, tesisin yüzey özellikleri ve işin riskleriyle uyumlu olmalıdır.

Kaynakların hangi tarafça sağlanacağı konusunda tek bir doğru model yoktur. Önemli olan, sorumluluğun açıkça belirlenmesi ve gerekli yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesidir.

11. Raporlama, iletişim ve hizmet toplantılarını düzenleyin

Hizmetin kontrol edilebilmesi için taraflar arasında düzenli bir iletişim ve raporlama sistemi kurulmalıdır. Özellikle çok vardiyalı fabrikalarda, lojistik merkezlerinde ve yoğun kullanılan ticari tesislerde sorunların ilgili kişilere zamanında iletilmesi önemlidir.

Sözleşmede şu düzenlemeler yer alabilir:

• Günlük görev kayıtlarının hazırlanması ve saklanması.
• Haftalık veya aylık kontrol sonuçlarının paylaşılması.
• Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet raporlarının tutulması.
• Acil durum ve operasyonu etkileyen olayların bildirilmesi.
• Hizmet performansının belirli aralıklarla değerlendirilmesi.
• Tarafların katılacağı hizmet gözden geçirme toplantılarının sıklığı.
• Kararların, sorumluların ve hedef tarihlerinin kayıt altına alınması.

Raporlama yükümlülüğü, hizmetin niteliğiyle orantılı olmalıdır. Gereksiz kayıt yükü operasyonu zorlaştırabilir; yetersiz kayıt ise hizmetin doğrulanmasını ve sorunların izlenmesini güçleştirebilir.

12. Süre, fesih, fiyat güncellemesi ve uyuşmazlık hükümlerini netleştirin

Teknik kapsam ve kalite kontrolü kadar ticari hükümler de sözleşmenin önemli bir parçasıdır. Bu hükümler, hizmet ilişkisinin hangi koşullarda devam edeceğini veya sona ereceğini açıklar.

Sözleşmenin niteliğine göre şu konular düzenlenmelidir:

• Sözleşmenin yürürlük tarihi ve süresi.
• Uzatma ve yenileme yöntemi.
• Hizmet bedeli, faturalama ve ödeme vadeleri.
• Fiyat değişikliği veya yeniden fiyatlandırma koşulları.
• Ek işlerin ücretlendirilmesi ve onay süreci.
• Hizmetin aksaması veya sözleşme hükümlerinin ihlali durumunda uygulanacak süreç.
• Fesih, devir ve hizmet geçişi koşulları.
• Gizlilik, tesis erişimi ve ilgili kayıtların korunması.
• Uyuşmazlıkların çözümünde izlenecek yöntem.

Türkiye'de 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, sözleşme ilişkileri ve borçlara ilişkin genel hukuki çerçevelerden biridir. Sözleşmenin niteliğine göre 4857 sayılı İş Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu gibi düzenlemeler de ilgili olabilir.

Hangi hükümlerin somut sözleşmeye uygulanacağı; tarafların hukuki konumu, işin fiilî yürütülme biçimi ve sözleşmenin içeriği dikkate alınarak değerlendirilmelidir. Genel bir internet makalesi, hukuki danışmanlığın veya somut sözleşme incelemesinin yerine geçmez.

13. Sözleşme eklerini ana metinle tutarlı hale getirin

Temizlik hizmeti sözleşmesinin operasyonel olarak uygulanabilmesi için ayrıntılar çoğu zaman ek dokümanlarda düzenlenir. Ancak eklerin bulunması tek başına yeterli değildir; ana sözleşmeyle çelişmemeleri ve güncel sürümlerinin kullanılması gerekir.

İhtiyaca göre aşağıdaki dokümanlar sözleşmeye eklenebilir:

• Teknik şartname ve alan listesi.
• Temizlik görevleri ve sıklık matrisi.
• Personel ve vardiya planı.
• Makine, ekipman ve kimyasal listesi.
• İş sağlığı ve güvenliği koordinasyon kuralları.
• Kalite kontrol kriterleri ve denetim formları.
• Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet formu.
• Ek iş talep ve onay formu.
• Performans göstergeleri ve raporlama formatı.
• İletişim ve acil durum bildirim listesi.

Her dokümanda tarih, sürüm numarası ve onay bilgisi bulunması, değişikliklerin izlenmesini kolaylaştırır. Sözleşme ekleri arasında çelişki olması halinde hangi belgenin ve hangi hükmün esas alınacağı da hukuki değerlendirmeye uygun biçimde açıkça düzenlenmelidir.

Temizlik hizmeti sözleşmesi için kontrol listesi

Sözleşme imzalanmadan önce aşağıdaki kontrol listesi kullanılabilir:

• Taraflar, tesisler ve yetkili kişiler açıkça tanımlandı mı?
• Temizlenecek alanlar ve kapsam dahilindeki görevler listelendi mi?
• Görevlerin sıklığı, yöntemi ve çalışma saatleri belirtildi mi?
• Kapsam dışında kalan işler ve ek iş süreci açıklandı mı?
• Personel, makine, ekipman, kimyasal ve sarf malzemesi sorumlulukları belirlendi mi?
• İş sağlığı ve güvenliği koordinasyonu ve uygulanabilir yükümlülükler ele alındı mı?
• Hizmet kabul kriterleri ve kalite göstergeleri ölçülebilir biçimde tanımlandı mı?
• Kontrol, raporlama ve uygunsuzluk giderme süreçleri oluşturuldu mu?
• Fiyat, ödeme, fiyat güncellemesi ve sözleşme süresi netleştirildi mi?
• Fesih, uyuşmazlık ve hizmet geçişi hükümleri gözden geçirildi mi?
• Sözleşme ekleri güncel ve ana metinle tutarlı mı?

Sıkça sorulan sorular

Temizlik hizmeti sözleşmesinde mutlaka neler bulunmalıdır?

Taraflar, hizmetin kapsamı, çalışma programı, bedel ve ödeme koşulları, sorumluluk dağılımı, kalite kontrol yöntemi, ek iş süreci, sözleşme süresi ve sona erme koşulları temel başlıklar arasındadır. İşin niteliğine göre teknik şartname, iş sağlığı ve güvenliği koordinasyonu ve raporlama ekleri de hazırlanmalıdır.

Temizlik firması ile hizmet alan işletmenin sorumlulukları nasıl ayrılmalıdır?

Sorumluluklar görev bazında yazılı olarak belirlenmelidir. Firma, sözleşmede üstlendiği hizmeti ve kendi personel organizasyonunu yürütürken hizmet alan işletme kapsamı, saha koşullarını ve gerekli koordinasyonu tanımlar. Bu dağılım, tarafların kanundan doğan yükümlülüklerini ortadan kaldıracak şekilde düzenlenemez.

Temizlik hizmeti kalitesi sözleşmede nasıl ölçülür?

Görev tamamlama oranı, alan uygunluk oranı, uygunsuzluk kapatma süresi ve periyodik işlerin zamanında tamamlanması gibi göstergeler kullanılabilir. Her gösterge için hesaplama yöntemi, veri kaynağı, hedef değer ve kontrol sıklığı belirlenmelidir.

Ek temizlik talepleri nasıl yönetilmelidir?

Ek işin tanımı, maliyet ve süre etkisi, onay verecek yetkili ve işe başlama koşulları yazılı bir süreçle belirlenmelidir. Acil durumlar için ayrı bir bildirim ve müdahale düzeni kurulabilir.

Temizlik hizmeti sözleşmesi hazırlanırken avukata danışmak gerekir mi?

Hizmetin kapsamı, personel ilişkileri, sorumluluk paylaşımı, tazminat, fesih ve mevzuata uyum gibi konular sözleşmenin hukuki sonuçlarını etkileyebilir. Özellikle uzun süreli, yüksek bedelli veya yüksek riskli hizmetlerde, sözleşmenin imza öncesinde hukuk uzmanı tarafından incelenmesi uygun olur.

Sonuç: Açık kapsam, net sorumluluk ve ölçülebilir kontrol

Temizlik hizmeti sözleşmesinin başarısı, yalnızca tarafların üzerinde anlaştığı fiyatla değil, hizmetin nasıl yürütüleceğini ve hangi sonuçların beklendiğini ne kadar açık tanımladığıyla da ilişkilidir. Alan ve görev listeleri, sıklıklar, çalışma yöntemleri, sorumluluk matrisi, kalite göstergeleri ve uygunsuzluk yönetimi birbirini tamamlayan unsurlardır.

Satınalma ve tesis yönetimi ekipleri, sözleşmeyi hazırlarken hizmet kapsamını somutlaştırmalı, tarafların görevlerini mevzuatla uyumlu şekilde belirlemeli ve performansın nasıl doğrulanacağını önceden kararlaştırmalıdır. Ek işler, kaynak temini ve sözleşme değişiklikleri için yazılı süreç oluşturulması da maliyet ve operasyon belirsizliklerini azaltmaya yardımcı olur.

Sonuç olarak, iyi yapılandırılmış bir temizlik hizmeti sözleşmesi; beklentileri ortaklaştıran, hizmetin denetlenmesini kolaylaştıran ve iş ilişkisinin daha öngörülebilir yürütülmesine katkı sağlayan bir yönetim aracıdır.

Kaynakça

• International Organization for Standardization. (2017). ISO 41012:2017—Facility management: Guidance on strategic sourcing and the development of agreements. https://www.iso.org/standard/68168.html
• International Organization for Standardization. (2026). ISO/FDIS 41012—Facility management: Guidance on strategic sourcing and the development of agreements. Taslak uluslararası standart kaydı. https://www.iso.org/standard/86763.html
• Türkiye Büyük Millet Meclisi. (2003). 4857 sayılı İş Kanunu. Mevzuat Bilgi Sistemi. https://www.mevzuat.gov.tr/
• Türkiye Büyük Millet Meclisi. (2006). 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu. Mevzuat Bilgi Sistemi. https://www.mevzuat.gov.tr/
• Türkiye Büyük Millet Meclisi. (2012). 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu. Adalet Bakanlığı UYAP Mevzuat ve İçtihat Programı. https://mevzuat.adalet.gov.tr/mevzuat/104308?query=6331
• Türkiye Büyük Millet Meclisi. (2011). 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu. Mevzuat Bilgi Sistemi. https://www.mevzuat.gov.tr/

Kaynak ve mevzuat notu: ISO 41012:2017, ISO'nun resmî kayıt sayfasında yayımlanmış standart olarak yer almaktadır; ISO/FDIS 41012 ise 28 Ekim 2026 itibarıyla taslak/onay aşamasındadır ve yayımlanmış nihai standart olarak gösterilmemelidir. Mevzuat bağlantıları ilgili resmî sistemlere yönlendirir; yayın öncesinde kanunların güncel konsolide metinleri ve somut sözleşmeye uygulanabilir hükümleri kontrol edilmelidir. Bu makale genel bilgilendirme amacı taşır ve hukuki danışmanlık niteliğinde değildir.